BÜROKRAM: ein Kinderspiel – PDF’s erstellen

Mit dem Adobe Reader kann man PDF-Dokumente lesen. Das kostenlose Programm ist auf dem Computer vorinstalliert oder lässt sich herunterladen.

Aber wie erstellt man ein PDF Dokument?

Als Selbstständige gibt es immer wieder Situationen, wo ein PDF Dokument vorteilhafter daherkommt, als eine Worddatei. Zum Beispiel dann, wenn Sie diese per E-Mail verschicken.

PDFSymbol

Vorteile eines PDF Dokuments im Vergleich zur Word-Textdatei:

Für alle Dokumente, dessen Inhalt und Formatierung sich durch Übertragung per EMail nicht verändern sollten.

  • Beispiel: Enthält ihr Word-Dokument eingefügte Textrahmen (Mit Tabellen, Text oder Bildern) kann es diese verschieben und werden beim Empfänger nicht mehr korrekt dargestellt.

Für alle Dokumente, dessen Inhalt und Formatierung vom Empfänger nicht verändert werden dürfen.

  • Das sind fixe Dokumente, die vom Empfänger nicht bearbeitet/verändert werden sollen und dürfen.

Geringere Anfälligkeit für Viren und
Dateien werden für den E-Mail Versand “leichter”.

  • Bilder werden bei der Konvertierung komprimiert, so dass das PDF-Dokument in der Regel auch wenig Speicherplatz auf Ihrem Computer benötigt und “leichter” als E-Mail Anhang versendet werden kann.
  • PDF-Dokumente sind klein, sicher und lassen sich selbst auf einem Smartphone problemlos öffnen.

Professionell: PDF Format für gewisse Dokumente

Rechnungen, Protokolle, Zahlungserinnerungen, Arbeitsblätter, Skripts, Seminarunterlagen, Seminarausschreibungen, Online-Bewerbungen, Offerten, Pläne, Tabellen, Formulare, um nur einige Ideen zu  nennen.

Unumgänglich ist dieses Dateiformat für das Hochladen von Dokumenten auf einen Server.

  • Gut können PDF’s auch von der Website her verlinkt werden (z.B. Studien, Produktebeschreibungen, Seminarausschreibung, Ortsplan).
  • Auch in einem Blogartikel oder Newsletter hängt man öfters eine PDF-Datei an. Ein weiterer Vorteil (gegenüber dem Text auf der Website selbst) ist, dass man PDF-Dateien besser ausdrucken kann.

Brauche ich überhaupt so ein Programm?

Wenn Sie 3-4 mal im Monat in Situationen kommen, wo ein PDF besser wäre, lohnt es sich bereits ein Programm zu installieren.

Es gibt viele PDF-Programme, auch kostenlose. Diese sind zwar voll funktionsfähig und würden für ein Home-Office völlig ausreichen, doch enthalten sie verständlicherweise immer auch ein bisschen Werbung, meist in der Fusszeile. Das wird Sie schon nach kurzer Zeit stören, sieht einfach auch handgestrickt aus.

Ich benutze den PDFMailer von Gotomaxx. Das Programm ist kostenpflichtig, was sich aber alleweil lohnt. Es muss nicht jährlich erneuert werden. Es gibt aber auch den PDFMailer free, die kostenlose Variante. Wenn man sich erstmal vertraut machen möchte, ist das eine gute Sache. Sie können später immer noch auf die kostenpflichtige Version umsteigen. Oder, je nach dem, das Ganze wieder deinstallieren.

PDFerstellenWorddatei in PDF Datei umwandeln – ein Kinderspiel:

Ein PDF Programm installiert sich als Druckertreiber und ist im Druckermenue aufrufbar.

Mit einem Klick auf “Drucken” öffnet sich das Druckermenue. Hier klicken Sie auf ihr PDF-Programm (die untere Markierung auf dem Bild ist mein Drucker, die obige Markierung das PDF-Programm).

Statt das Dokument zu drucken, öffnet sich der PDF Konverter und man erstellt in einem Klick die PDF-Datei. Dokument wie gewohnt abspeichern.

 

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